[베트남 업무일지_004] 서명과 도장 그 늪에 빠지다.

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[EP.004]

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서명과 도장 그 늪에 빠지다.

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베트남 법인에 파견된지 3년차 법인장(?) 권한대행일지.​

본 업무일지는 지극히 개인적인 기준에 따라 작성되었으며 개인 또는 지역별 차이가 있음을 미리 알려드립니다.

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베트남에서 업무를 하다보면 가장 많은 일이 바로 서명을 하는 일이다.

그래도 나의 경우 이것이 익숙한 것이 유럽이나 미국 고객과 계약을 하다보면 작게는 수십장 많게는 수백장이 넘는 계약서에 서명을 하는 일들이다.

물론 그 고객들의 간단한 계약서나 Appendix의 경우 몇장안되는 서류로 대체가 된다.

이는 계약사전에 협의된 계약 프로토콜 및 NDA 등의 절차에 따르는 것이기는 하다.

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하지만 베트남에서 내가 느낀 부분은 모든 서류가 매우 불필요한 제약 사항에 기반해 작성되고 그것을 지키기위에 작성한다기보다는 면피를 위한 서류라고 생각될 때가 대부분이다.

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한국의 경우 간단한 계약서 또는 발주서로 대부분의 계약이 보증되며 일반적인 법률 기반에 따라 통상적인 계약의 대부분이 보호받는 반면베트남의 경우 상세한 조약내용이 없다면 그것을 지키지 않겠다는 강한 의지를 보여주는 곳이 많다.

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사례 - 해외 자재 구매.

 

해외 자재를 구매하여 공급하는 업체에 발주서를 작성하여 발주를 하였으며 물론 해당 업체의 요구에 따라 자사 발주서외 계약서를 작성하였다.

하지만 해외에서 수입한 자재에 품질문제가 발생하였고 전량 인수를 할 수 없는 상황이 발생하였다.

이에 나는 해당 업체에 전체 물량의 인수 거절과 해당 자재의 납기 지연(인수거절에따라 기존납품일은 무효)을 청구하였다.

하지만 해당 업체는 품질의 문제는 대체품을 제공할 것이며, 납품일은 지켰다는 내용으로 대체 품으로의 보상안만을 가져왔다.

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물론 자사 양식의 발주서에는 인수 거절 시 납품 무효에 대한 조약은 없었으며 업체 계약서에도 해당 내용은 없다.

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물론 이런 경우 한국의 경우 상호 대응방식에 따라 유연하게 대체하거나 해당 납품건이 전체 공정에 지장이 있을 경우 인수전 검사에 따라 납품자체가 불가할 수 있다.

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하지만 베트남에서는 이경우 업체가 대체품을 제공하지 않겠다고 포기할 경우 더 큰 문제가 생길 수 있으므로 대안을 수렴하는 동시에 최소한의 보상안을 협의할 수 밖에 없었다.

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이후 당사 납품 조항에는 해외 제품의 경우 선적전 공급자 자체 검수를 필수로 적용하였다.

그 외에도 수입 통관 후 자사 이동전 해당 공급자 창고지 혹은 부두에서 샘플 검사를 진행한다.

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한국에서도 이런 일이 일어나지 않는다고는 할 수 없다.

하지만 한국의 경우 대안이 있을 수 있기에 공급처의 대응이 적극적인 반면 베트남의 경우 공급 인프라가 제한 적이므로 대응이 소극적이며 법률적 문제로 진행 될 가능성이 있는 것이다.

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문서와 실물

 

한국 사람의 특성상 실물을 먼저 확인하고자하고 그 실물을 우선적으로 업무를 진행하는 경우가 많다.

하지만 실물보다 우선되어야하는 것이 바로 그 실물을 가지고 진행할 수 있도록 하는 문서인 것이다.

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하지만 이는 제품일 경우이다.

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제품의 경우 위와 같은 예와 같이 반드시 제약이 있어야 보호 받을수 있는 최소한의 장치인 반면 그 외의 문서는 많아도 너무 많다.

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분기별, 월별, 그리고 케이스별로 관공서, 은행, 기타 등등에 제출하는 문서들에 서명을 하는일이 하루 일과의 대부분인 경우가 많기 때문이다.

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일부 문서의 경우, 

Toi da doc.... 으로 시작 되는 "나는 이 문서를 읽고 이해하였습니다" 라는 베트남어를 자필로 적고 서명을 해야하는 문서도 있다.

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이런 문서의 대부분을 구글번역해 보면 조항의 80% 는 개요 혹은 개인 정보이고 중요한 말은 몇줄 되지 않지만 여러장으로 이루어져 있다.

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이 경우 반드시 서명본에 대하여 사본을 보관하고 해당 사본에 날짜와 목적을 기록하여 분류해 두기를 권한다.

이유는 나중에 해당 문서의 경중을 떠나 내가 읽지 못하는 문서를 읽고 서명함으로써 발생할 수 있는 문제를 보완할 수 있다.

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계약서는 중요하다.

한국에서도 중요한 문서이고 특히나 해외에서는 더더욱 중요하다.

그러므로 마음대로 서명을하고 또 서명함을 기록하지 않는것은 좋지 않기때문에 항상 기록하여 향후의 문제를 대응하는것이 필요하겠다.

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하루에도 수십번씩 파란색 볼펜으로 서명을 하고 붉은색 도장을 날인하며 업무를 하게될 많은 분들에게 경의를 표한다.